Kurumsallaşma, bir şirkette ya da işletmede bütün süreçlerin (üretim, satış, insan kaynakları, muhasebe, finans ve benzeri süreçler) önceden belirlenmiş ve tanımlanmış olmasıdır. Kurumsallaşma tanımlaması bir kağıda ya da bilgisayar ortamına yazılmış olabilir çünkü ortamdan bağımsızdır fakat iş yapma tarzınızın çalışanların görev tanımlarının ve işi nasıl yapacaklarının tamamen tanımlanmış olması gerekir. Bu bizim kurumsallaşma dediğimiz süreç olarak ifade edilebilir.
Ben bir şirketle iş yapıyorsam -satın alma, pazarlama ya da her neyse- bu yaptığım işle ilgili faaliyette diyelim ki Mehmet Bey ile çalışmaya başladım. Mehmet Bey hastalandığında ya da izne gittiğinde benim o şirketle yaptığım iş yarım kalıyorsa şirket kurumsallaşmamış demektir. Kurumsallaşma şirkete kaç kişi çalıştığından bağımsızdır. 5 kişi de olabilir 5.000 kişi de olabilir 50.000 kişi de olabilir. Beş kişilik şirket gayet kurumsal olabilir ancak 5.000 kişilik şirket hiç kurumsal olmayabilir. Kurumsallaşma tamamen iş görev tanımlarının ve iş süreçlerinin tanımlı olup olmadığıyla ilgilidir.
Dolayısıyla eğer bir şirket kurumsal şirket ise; Mehmet Bey’le çalışıyorsanız, Mehmet Bey tatile de gitse işten de ayrılsa o şirketle ilişkiniz ve istemiş olduğunuz fonksiyon devam ediyor demektir. Böyle şirketlere kurumsallaşmış şirket diyebiliriz.
Kurumsallaşmak için öncelikle yetkili mercinin kesin beyanatı ve isteği söz konusu olmalıdır. Aile şirketlerinde aile meclisi ya da patron (tek kişi olabilir) kesin şekilde iradesini kurumsallaşma yönünde belirtmelidir. Diğer şirket yapılarındaysa yönetim kurulları isteklerini kararlı şekilde belirtmeliler ki sonradan sorunlarla karşılaşılmasın.
Yani bedeli hesap edip, her ne olursa olsun kurumsal olacağız yoksa yaşayamıyoruz tarzında hedef konulması lazım. Şu kadar tarihte, şu insanlarla, şu zamana kadar, şu yöntemlerle kurumsallaşma olacak şeklinde kesin karar çıkması gerekir.
Şirketin kısa, orta veya uzun vadeli -bu tamamen durumsaldır- hedeflerinin belirlenmesi lazım. Hedefler tamamen bilimsel olmalıdır. Hedefler sonrasında nasıl sorusuna cevap verilmelidir. Hedef iyi, güzel ama nasıl gerçekleştireceğiz bu hedefi? Nasıl sorusundan sonra plan yapılması gerekir. Her stratejiye bir adet plan yapılmalıdır. Yapılan plan çok ayrıntılı, detaylı ve analizci olmalıdır. Kim yapıyor, nasıl yapacak, nerede yapacak birçok plan oluşturulmalıdır.
Örneğin web tasarım ajansı olarak, tüm personellerin hangi projede ne görevi olduğunu sistemsel olarak işleyebildiğimiz için, yaptığımız projelerde iş verimliliğimizi de kolay bir şekilde artırabiliyoruz.
Planları oluşturduktan sonra oturup uygulamaya koymak gerekir. Uygulamaya koyarken tabii ki maddi ve manevi desteğin her aşamada patron, yönetim kurulu veya benzeri bölüm insanları tarafından yüzde yüz veriliyor olması lazım. Tam destek olması lazım çünkü biliyorsunuz ki yönetim kurulu veya patrona rağmen kurumsallaşamazsınız. Şirkette yetkililerin istemediği şeylerin yapılmasının mümkün olmadığını göz önünde bulundurarak, onların destekleri ile kurumsallaşma gerçekleşebilir. Yani ilk önce patron, yönetim kurulu ya da aile meclisi kurumsallaşmak konusunda ikna ve istekli olmalıdır.
Şirketin vizyon ve misyon hedeflerine uygun planlar ve operasyonlar yapıldıktan sonra ortaya çıkan sonuçların bir başka objektif gözle ölçülmesi ve değerlendirilmesi şarttır. Başlangıçtaki hedeften şaştık mı? Ne kadar şaştık? Veya yörünge düzeltme nasıl olacak tarzında ölçülmesi ve raporlanması gerekiyor. Bu durumda kurumsallaşma tamamlanmış demektir.
Patron ya da aile meclisi üyeleri her durumda farklı fikirler ve bakış açıları arz edebilir. Ama bu aile meclisi yani şirketin sahipleri kesin karar vermelidir. “Kesinlikle kurumsallaşılacak” tarzında istek yeterli olmayacaktır. İstekler çok güzeldir ama kendi başına yöntem değildir, bir metot uygulanması lazımdır. Bu metot için de yönetim kurulunun ya da patronun kesin karar vermesi gerekmektedir. İşin uzmanlarına danışıldığı, profesyonellerle yapılan süreç ya da yol haritasından bahsediyoruz.
Yol haritası belirlenmelidir çünkü kurumsallaşma süreci içerisinde bir yerde gerek duygusal gerekse mantıksal herhangi nedenle -çok özel bir durum olmadıkça- müdahale etmemesi gerekir.
Kurumsallaşma sürecinde yapılacak olan müdahaleler genellikle duygusal karakterler taşır ve bunların sonuçları tesadüf olur. Olumlu sonuç da elde edebiliriz, olumsuz sonuç da ama her ikisi de tesadüf olacaktır. Ama yapılanlar kesinlikle profesyonel yönetim anlayışı ile bağdaşmayacaktır. Dolayısıyla, yönetim kurulu kesin kararı verdikten sonra yol, yordam, metot işin uzmanı profesyonellere bırakılmalıdır. Sonrasında sadece ara 1 – 2 kademede hesap soruyor olması gerekir. Ama sürece müdahale etmemesi lazım. Bu müdahalelerin çok örnekleri vardır ve yüzde doksanı olumsuz sonuçlanır. Aile şirketlerindeki en önemli sorunların başında da bu gelmektedir.
Aile şirketlerinin yönetimsel anlamda artıları da vardır, eksileri de. Bunlara birkaç kısa örnek vermek gerekirse; aile şirketlerinde çok hızlı şekilde karar alınabilmektedir. Yani bir takım süreçlere takılmadan derhal sonuca gidilebilir. Fakat bu süreçler içerisinde alınan kararlar keyfi olursa ya da duygusallık barındırıyorsa, maddi ve manevi ön görülemeyen zararlara sebebiyet verebilir. Bu yüzden de bütün aile şirketlerinde kurumsallaşma tavsiye edilmektedir. Böylelikle kararlar daha profesyonel şekilde alınacağı için geleceğe yönelik planlar da daha sağlıklı olacaktır.
Kurumsallaşma, her şeyin ölçülebilir olduğu faaliyetler dizisi olduğundan hareket edersek, şirketlere bilimsel anlamda yönetilebilir olmayı kazandırır. Yani keyfe keder insan ilişkileriyle ya da aslında ahbap çavuş ilişkileri ile yürüyen değil, öncelikle gerçek anlamda bilimsel metotlarla yönetilebilir olan bir şirket olmayı kazandırır. Bunun doğal sonucu olarak iyi yönetilebilen bir şirket olarak strateji belirleyebilme, uzun vadeli planlar ve hesaplar yapabilme ve hatta geleceğe dair daha sağlam öngörüler oluşturabilmeyi getirecektir.
Uzun vadeli planlar yapabilme ve stratejiler belirleme sayesinde sürekli demeyelim ama sürdürülebilir karlılığı getirir. Karın sürekli olması konusunu daha geniş kapsayan kavram ise burada moda tabiriyle sürdürülebilirlik olacaktır.
3, 4 ya da 5 sene için kar hesapları yapabilmeyi beraberinde getirir. Eğer şirket kurumsal değilse şirketin kârlılığını olsa olsa yöntemi ile belirliyorsunuz demektir. Bu sizin günümüzdeki böylesine güçlü rekabet ortamında var olma şansınızı oldukça azaltır. Kurumsallaşma, şirketin rekabet şansını artırılmasıdır çünkü şirket yönetilebilir olduğu için bir problem meydana geldiğinde direksiyon kırabilme yani manevra yapabilme yeteneğini size kazandırır. Böylelikle herhangi sorunlu durumda çözüm alternatifleriniz artmış olur.
Direksiyon kırabiliyorsanız gaza veya frene basabiliyorsanız, bu sizin yoğun rekabet ortamında iyi ve uzun süre ayakta kalabilmenizi beraberinde getirecektir. Son faydasını daha söylemek gerekirse, şirketin kurumsallaştığı oranda öğrenen bir organizasyon olmasıdır. Nedir öğrenen organizasyon? Biliyorsunuz ki insanların sağlıklı olması hastalanmaması demek değildir. Hastalanabilirsiniz ama hastalığı ne kadar sürede atlatabildiğiniz sizin sağlığınızın ölçüsüdür.
Aynı şey kurumsal şirket için de geçerlidir. Şirket de hata yapılabilir. Ama bu hatayı ne kadar sürede düzelttiğiniz ve bu hatadan ne gibi dersler çıkarttığınız sizin öğrenen bir organizasyon olmanızın ölçüsüdür.
Bugün yüzde yüz 50 kar ettim. Yarın zarar ettim, bugün yüzde 12 kar ettim, yarın yüzde 80… Bu iniş çıkışlar insanda tansiyonun inip çıkması gibi bir durumdur. Biliyorsunuz tıp insanları, doktorlar tansiyonun düşük ya da yüksek olmasından daha da önemli başka bir kriter vardır derler. Tansiyonunuz istikrarlı mı? Çünkü vücut inip çıkan tansiyonlara daha problemli tepkiler verir. Ama yüksek ya da düşük de olsa tansiyonunuz istikrarlı ise daha sağlıklı biri olursunuz.
Diğer duruma oranla şirketler için de böyledir. Bugün %50 yarın %5 kar eden şirketlerde uzun vadede tansiyon hastası problemi meydana gelecektir. Bu yüzden de istikrar olması gereklidir. İstikrar ve sürdürülebilir karlılık isteyen her şirket bir şekilde kurumsallaşma yöntemini öğrenmek ve uygulamak durumundadır.
Bu yazımızda kurumsallaşma nedir, aile şirketlerinde kurumsallaşma gibi bilgileri işlemeye gayret gösterdik. Eğer, aklınıza takılan sorular olursa ya da bu yazıda eksik gördüğünüz ve katkı sağlamak istediğiniz kısımlar olursa lütfen yorum ekleme kısmından mesajlarınızı iletebilirsiniz. Böylelikle, diğer okurlar da bu sorulardan faydalanabilirler.